Vale a pena validar um sistema computadorizado?

Entenda porque esta atividade pode ajudar muito na implantação do seu sistema

Normalmente vista como uma atividade burocrática executada apenas para atender a requisitos legais, sejam nacionais, como no caso da ANVISA, ou internacionais como FDA ou EMA. A validação de um sistema computadorizado pode auxiliar na qualidade do treinamento, aderência do sistema aos processos do laboratório e na segurança de um dos seus bens mais preciosos - seus dados!

4 Dicas de como utilizar a validação a seu favor:

1 - Requisitos dos Usuários (ERU) - saiba o que você quer:

Uma das primeiras atividades em qualquer projeto de validação é a elaboração dos requisitos dos usuários, a famosa ERU. Neste documento são definidos os requisitos vistos como necessários pela equipe do laboratório na contratação de um sistema computadorizado. Com base neste documento o laboratório consegue mapear de forma fácil quais sistemas são mais aderentes as suas necessidades e a empresa de TI consegue ter uma noção melhor de possíveis customizações. Esses dois fatores combinados geram uma chance menor de erros na elaboração de uma proposta de implantação, evitando assim atrasos e custos não mapeados inicialmente.

2 - Gerencie os riscos do seu projeto - evite dores de cabeça futuras:

Após saber quais os objetivos e processos serão informatizados, é hora de passarmos para a análise dos riscos deste projeto. Na reunião de análise de riscos, as principais áreas impactadas pelo sistema discutem e analisam possíveis riscos da implantação do sistema e criam ações para mitigação dos mesmos. A mitigação pode ser feita de diversas formas como: treinamentos extras, elaboração de POPs, customizações adicionais no sistema entre outras formas. O importante é que a partir do momento em que se decide realizar uma validação baseada em riscos, o laboratório passa a antever possíveis problemas, reduzindo muito as chances de dores de cabeça futuras.

3 - Tenha um ambiente de homologação e um de produção - treino é treino, jogo é jogo:

Uma boa prática ligada a implantação de sistemas computadorizados é a instalação do sistema em dois ambientes distintos. Inicialmente o sistema é instalado no ambiente de homologação e nele serão executados os testes dos pontos definidos como críticos na análise de riscos e depois serão realizados os treinamentos dos funcionários.

Quando todos os testes e treinamentos forem concluídos, a versão final do sistema é instalada no segundo ambiente, normalmente chamado de ambiente de produção, e é nele que o laboratório utilizará o sistema no seu dia a dia.

dica extra: Mantenha sempre o ambiente de homologação ativo para futuros treinamentos e testes de novas versões do sistema!

4 - Proteja suas informações - “Dados são o novo petróleo”

De nada adianta você saber o que quer, estudar os riscos, testar o sistema e treinar todo o laboratório - se na hora que acaba a luz e o servidor queima você perde anos de informação.

A área de TI do laboratório deve ser qualificada e com rotinas bem definidas e seguras.

Nunca deixe de ter backup em outra máquina (de preferência em outro local, ou melhor ainda, na nuvem!).

Se você ficou com alguma dúvida nos mande uma mensagem que a gente aprofunda o papo!